Chuyển đổi số đang tạo ra những bước tiến vượt bậc trên mọi mặt trận từ công nghiệp đến đời sống thường nhật khắp toàn cầu. Sự quan tâm dành cho chủ đề này không chỉ gói gọn trong những bản tin truyền thông mà còn là đề tài được bàn luận sôi nổi tại mọi không gian làm việc. Dẫu vậy, sự phổ biến đôi khi khiến khái niệm "chuyển đổi số" trở nên mơ hồ hoặc bị sử dụng không chính xác. Vậy thực chất, chuyển đổi số định nghĩa như thế nào? Bài viết này cung cấp những thông tin cơ bản và ví dụ cụ thể về chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là gì?

Các doanh nghiệp có thể chuyển đổi số theo những cách khác nhau nên rất khó để xác định một định nghĩa chung và chính xác nhất cho tất cả doanh nghiệp. 

Theo Microsoft, Chuyển đổi số là quá trình sử dụng các công nghệ mới và quy trình kinh doanh mới nhằm tối ưu, tự động hóa, hiện đại hóa các quy trình kinh doanh của tổ chức

Trang Web của Mckinsey cho rằng chuyển đổi số là quá trình tái thiết lập lại tổ chức với mục tiêu tạo ra giá trị bằng cách liên tục triển khai công nghệ trên quy mô lớn

Vậy có thể hiểu một cách đơn giản: Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng các công nghệ thông tin và kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ cách thức tổ chức làm việc cho đến cách tiếp cận và tương tác với khách hàng, nhằm mục đích tối ưu hóa các quy trình, tăng cường hiệu quả hoạt động, và thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo.

Chuyển đổi số ứng dụng nhiều loại công nghệ khác nhau

Trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật đổi số, các tổ chức sẽ áp dụng các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IoT), Công nghệ điện toán đám mây (Cloud computing), Big Data và Phân tích dữ liệu (Data Analytics), Business Intelligence (BI) cùng nhiều công nghệ khác để tối ưu hóa quy trình sản xuất, quản trị tài chính, cải thiện tương tác với khách hàng, tăng cường trải nghiệm người dùng và nâng cao sự sáng tạo và tính cạnh tranh của tổ chức.

Chuyển đổi số không chỉ giới hạn ở việc áp dụng công nghệ vào một phần của doanh nghiệp mà còn đòi hỏi việc tái định hình cách thức tổ chức hoạt động và thường đi kèm với sự thay đổi về văn hóa doanh nghiệp, cũng như cách tư duy chiến lược. Nó cũng bao gồm việc sử dụng dữ liệu để hỗ trợ quyết định và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Chuyển đổi số thường đi kèm với các thuật ngữ “số hóa tài liệu” (Digitization), “số hóa quy trình” (Digitalization).

Số hóa tài liệu (Digitization) là việc chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý, thông thường là giấy, sang dạng số (digital). Quá trình này bao gồm việc sử dụng các thiết bị như máy quét (scanner) để chụp hình ảnh của tài liệu và chuyển chúng thành dữ liệu số mà máy tính có thể lưu trữ, truy cập và xử lý.

Số hóa quy trình (Digitalization)  là việc áp dụng công nghệ số để chuyển đổi các quy trình làm việc truyền thống hoặc giấy tờ thành các quy trình tự động, dựa trên công nghệ. Mục tiêu là làm cho các quy trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn, ít lỗi hơn và dễ dàng theo dõi hơn.

Số hóa tài liệu, số hóa quy trình là những thuật ngữ đi kèm chuyển đổi số

Tìm hiểu thêm về số hóa tài liệu, số hóa quy trình, chuyển đổi số: (link)

Mục tiêu của chuyển đổi số

Phụ thuộc vào đặc thù kinh doanh và tầm nhìn chiến lược đặc trưng, mỗi doanh nghiệp đề ra những mục tiêu chuyển đổi số riêng biệt. Các mục tiêu thường gặp trong quá trình chuyển đổi số mà nhiều tổ chức hướng tới bao gồm:

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Lưu giữ và khai thác dữ liệu về khách hàng, đưa ra các phân tích nhu cầu nhằm tăng khách hàng trung thành và tìm ra khách hàng tiềm năng

• Tăng năng suất lao động: Tối ưu hóa các quy trình, đẩy nhanh quá trình xử lý công việc nhằm tăng hiệu quả và chất lượng công việc

• Quản lý doanh nghiệp một cách tập trung: Kết nối các bộ phận phòng ban, các đối tượng liên quan một cách thuận tiện và hiệu quả

• Tăng trưởng doanh thu: Sử dụng công nghệ nhằm phân tích, đánh giá tạo động lực thúc đẩy doanh thu vượt trội.

• Tạo nguồn thu mới: Ứng dụng công nghệ nhằm gia tăng cơ hội kinh doanh trên các nền tảng mới

Ví dụ về chuyển đổi số

Các giải pháp về chuyển đổi số có thể tối ưu hoạt động của doanh nghiệp theo vô vàn cách khác nhau, dưới đây là hai ví dụ điển hình về hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

1.Tăng trải nghiệm cho khách hàng 

Đối với các thương hiệu bán lẻ, việc đáp ứng được nhu cầu,sở thích của khách hàng và làm họ ghi nhớ về thương hiệu là một trong những mục tiêu hàng đầu trong hoạt động kinh doanh. Hiện nay, đa phần khách hàng đều thích sử dụng điện thoại di động cho việc tìm kiếm, nghiên cứu và mua sắm. Do đó, rất nhiều thương hiệu đã phát triển website và ứng dụng di động riêng dành cho thương hiệu của họ. Những ứng dụng này có nhiều tính năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm, mua sắm, tích điểm, thông tin cho họ những chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Các thương hiệu dựa vào hoạt động của từng khách hàng khi sử dụng ứng dụng nhằm lưu trữ thông tin hay phân tích hành vi người dùng, qua đó có thể đề xuất các sản phẩm, chương trình phù hợp đã được cá nhân hóa, điều này giúp tăng trải nghiệm khách hàng từ đó tăng số lượng khách hàng trung thành cho thương hiệu. Các phần mềm ứng dụng này được gọi chung là Customer Loyalty Program.

2. Dịch chuyển tài liệu vật lý sang lưu trữ trên nền tảng đám mây

Các doanh nghiệp đang có dữ liệu khách hàng khổng lồ có thể tiết kiệm thời gian, giảm không gian lưu trữ tài liệu tại văn phòng, tăng độ chính xác và khai thác tiềm năng của dữ liệu bằng cách chuyển đổi số cho dữ liệu của họ. Cụ thể hơn, các bệnh viện với dữ liệu bệnh nhân khổng lồ, mỗi bệnh nhân gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau với các mốc thời gian khác nhau, rất dễ bị thất lạc, mất nhiều thời gian tìm kiếm và không gian lưu trữ. Thay vào đó, bệnh viện có thể tạo một hệ thống quản lý dữ liệu bệnh nhân được chia thành các danh mục, lưu trữ theo thời gian, mở rộng với các tính năng thống kê, phân tích phục vụ cho báo cáo, chiến lược. 

Doanh nghiệp có nên chuyển đổi số?

Câu trả lời là có.Chuyển đổi số là một xu thế tất yếu của thời đại và đang diễn ra liên tục hàng ngày, hàng giờ. Quá trình này nếu thực hiện hiệu quả sẽ đem lại nhiều thay đổi lớn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc.Một số lợi ích mà chuyển đổi số có thể đem lại:

• Cải thiện hoạt động quản trị

• Giúp phát triển hoạt động kinh doanh nhanh chóng

• Cho phép làm việc kết hợp, linh hoạt từ xa

• Tối tư chi phí vận hành

• Kiểm soát khả năng liên lạc

• Trao quyền nhân viên

• Thu hút khách hàng

• Tăng cường bảo mật

• Nâng cao khả năng phục hồi và phản ứng nhanh

• Thúc đẩy sự bền vững

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp phát triển vượt bậc

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đứng ngoài xu thế này, tuy nhiên điều này có thể dẫn đến sự thụt lùi hơn so với những doanh nghiệp đang thực hiện chuyển đổi số khác, khoảng cách này có thể tăng lên theo cấp số nhân do các yếu tố liên quan như khách hàng, nền tảng bán hàng, xu hướng thị trường cũng đang thay đổi phù hợp với thời đại số.

Tổng kết

Bài viết này cung cấp các thông tin tổng quan về chuyển đổi số, mục tiêu và lợi ích của chuyển đổi số đem lại cho doanh nghiệp. Qua đó có thể thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật số không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mà còn mang lại lợi ích đáng kể trong việc quản lý và phân tích dữ liệu, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tăng cường sự sáng tạo và cạnh tranh, là động lực giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.